V súčasnosti sme v niektorých oblastiach svedkami zásadných zmien celého konceptu práce, pričom spolu s ním sa menia aj potreby firiem týkajúce sa pracovného priestoru. Možno aj vy omnoho častejšie využívate home office, prípadne permanentne pracujete už iba na diaľku, a tak už kanceláriu skrátka nepotrebujete.
Využívanie tzv. virtuálnych kancelárií je tak čoraz populárnejšie a ako s nimi súvisí sťahovanie?
Nemôžeme začať inak, ako vysvetlením, čo je virtuálna kancelária a sťahovanie do nej. Nemusí byť totiž tak zrejmé, ako práve sťahovanie bytov či kancelárií. Hoci toto slovné spojenie evokuje, že ide o kancelársky stôl a vybavenie, ktoré sa vám odhalí po nasadení headsetu s virtuálnou realitou, nie je to celkom tak. Teda aspoň zatiaľ. Pojem virtuálna kancelária sa používa ako označenie pre balík služieb určených pre firmy, ktoré síce z času na čas potrebujú reprezentatívne priestory, no zároveň nevyužijú bežné kancelárie.
Medzi obvyklú súčasť služieb tzv. virtuálnej kancelárie patrí virtuálne sídlo firmy, teda akoby ste absolvovali sťahovanie kancelárií na lepšiu adresu, preposielanie pošty či možnosť využívať priestory a zázemie na pracovné stretnutia či tímové porady. Tento flexibilný prístup umožňuje optimalizovať náklady a prispôsobiť sa rýchlo sa meniacemu prostrediu.
Ak uvažujete o prechode na virtuálnu kanceláriu, tu je päť kľúčových tipov, na ktoré sa oplatí myslieť.
Vyberte si spoľahlivého poskytovateľa
Výber správneho poskytovateľa virtuálnej kancelárie je základom úspechu vášho prechodu na tento model práce. Spoľahlivý poskytovateľ sa stáva de facto súčasťou vášho tímu a v niektorých smeroch bude vašu firmu zastupovať navonok. V hre je teda vaša reputácia a tak sa výber neoplatí podceňovať.
Vyskúšajte si tieto služby vopred
Pred definitívnym rozhodnutím o prechode na virtuálnu kanceláriu si aspoň krátko niektoré zo služieb virtuálnej kancelárie vyskúšajte v praxi, aj keď vás samotné sťahovanie ešte len čaká. Poskytovatelia ponúkajú skúšobné obdobia alebo krátkodobé zmluvy, ktoré vám umožnia otestovať kvalitu ich služieb bez toho, aby ste sa museli viazať na dlhšie obdobie. Využite túto možnosť a overte si poskytovateľa, ale aj to, či vám tento spôsob fungovania vôbec bude vyhovovať.
Vypracujte si nový plán fungovania
Prechod na virtuálnu kanceláriu si vyžaduje prehodnotenie a úpravu vašich pracovných procesov. Vypracujte si nový, detailný plán fungovania, ktorý zohľadní zmeny v pracovnom prostredí. Súčasťou tohto plánu by mali byť jasné postupy pre komunikáciu v rámci tímu, manažment projektov na diaľku a koordinácia s externými partnermi a klientmi. Nezabúdajte tiež, že pravidelné online stretnutia, virtuálne teambuildingy či príležitostné osobné stretnutia prispievajú k súdržnosti tímu. Premyslený plán vám pomôže maximalizovať výhody virtuálnej kancelárie a minimalizovať potenciálne problémy spojené s prácou na diaľku.
stahovanie-plusim.sk
Zbaľte si to najnevyhnutnejšie
Hoci „sťahovanie“ do virtuálnej kancelárie si spravidla nevyžaduje presun vecí v tradičnom slova zmysle, stále je dôležité starostlivo zvážiť, čo skutočne potrebujete pre efektívnu prácu v novom prostredí. Nevyhnutným základom je digitalizácia všetkých dôležitých dokumentov a súborov, aby ste k nim mali prístup odkiaľkoľvek.
Informujte svojich klientov
Pri prechode do virtuálnej kancelárie je kľúčové nezabudnúť na vašich klientov a obchodných partnerov. Včasná a jasná komunikácia o zmene vášho pracovného modelu je nevyhnutná pre udržanie dôvery a kontinuity vzťahov. Informujte ich o novej adrese, aktualizovaných kontaktných údajoch a spôsoboch, akými s vami môžu komunikovať. Proaktívna komunikácia a transparentnosť vám pomôžu udržať silné vzťahy s klientmi aj v novom virtuálnom prostredí.
Prechod na virtuálnu kanceláriu je významný krok v evolúcii pracovného prostredia, ktorý môže priniesť veľa výhod, ale zároveň tvrdo potrestať všetky nesprávne rozhodnutia. S dôkladnou prípravou, správnym výberom poskytovateľa a jasnou komunikáciou môže byť aj celé sťahovanie do virtuálnej kancelárie hladké a bezbolestné.
Zdroj úvodnej fotky: freepik.com
